제안서는 소설과 달라…핵심부터 제시하라

제안서는 소설과 달라…핵심부터 제시하라

 

제안서는 논문이나 소설과 다르다. 작성된 목적과 읽는 사람의 목적이 다르기 때문에 구조부터 차이가 난다. 소설에서 사람들은 결말을 모른 채 찾아가는 여행 자체를 즐긴다. 그래서 다양한 인물이 등장하고 여러 스토리가 복잡하게 얽힌다. 또 한참 스토리를 전개한 후 결론을 제시하는 게 일반적이다. 논문 역시 결론을 지지하기 위한 수많은 전제와 가정, 증명들이 먼저 본문에서 제시된다. <그림1>에서 보듯 논문이나 소설은 보통 역삼각형 구조다. 

하지만 이들과 달리 제안서는 평가자에게 먼저 결론부터 이야기해줘야 한다. 평가자는 제안서를 처음부터 끝까지 읽을 시간이 없고 빨리 의사결정을 하고 싶어 하기 때문이다. 따라서 제안서는 역삼각형이 아니라 삼각형 모양을 따라야 한다.

 

하지만 많은 사람들은 제안서를 논문처럼 작성하곤 한다. 왜 그럴까? 많은 이들이 논문식 글쓰기에 익숙해져 있기 때문이다. 서론, 본론, 결론 형태의 글쓰기가 너무 편한 것이다. 이런 형식논리에 맞춰 논지를 펴야만 상대방을 더 잘 설득할 수 있다고 보는 사람도 많다. 이들에게 헤드라인식(두괄식) 논리구조는 생뚱맞고 비논리적으로 보일 수도 있다. 다음에서 성과를 극대화할 수 있는 구체적인 제안서 작성 방법론을 알아보자.

 

헤드라인식 논리구조

제안서는 소설이나 논문과 어떻게 달라야 하는가? 제안서는 신문이나 잡지의 기사와 유사한 형태를 취해야 한다. 기사에서는 먼저 결론이 나오고, 그 다음에 이를 증명하는 구체적인 증거들이 제시된다. 최고경영자(CEO) 등 매우 바쁜 사람들은 신문 헤드라인만 본다. 제안서가 5쪽이든 5000쪽이든 executive summary(제안서 요약)가 중요한 이유가 여기에 있다. 역설적이게도 중요한 의사결정자일수록 제안서를 자세히 읽을 시간적 여유가 많지 않다. 피라미드 구조가 중요한 이유는 정보를 신문의 헤드라인처럼 구조화할 수 있기 때문이다. 헤드라인은 어떤 정보가 어디에 있는지를 제시하는 제안서의 ‘신호등’ 역할을 한다.

설득력 있는 제안서는 5가지 기본적인 구조화 원리를 따른다.

 

①고객 니즈에 따라 중요한 것부터 차례대로 설명하라 고객들은 입찰에 참여한 후보자들이 고객사의 비전을 제대로 이해하고 있는지, 어떻게 효용 창출에 도움을 줄지, 후보자의 역량은 갖춰져 있는지, 제시 가격은 얼마인지 등을 알고 싶어 한다. 제안서는 고객들의 이런 궁금증에 확실한 대답을 해줘야 하며, 가급적 고객이 중요하게 여기는 사안부터 설명해줘야 한다.

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