03 회의방법 개선/혁신

카이신경영 03 회의방법 개선/혁신

 

카이신경영의 세 번째는 회의로 잡았다.

모든 관리자들에게 회의는 그야말로 죽을 맛인 경우가 대부분이다.

 

거의 모든 사람들은 회의가 너무 많다고 볼멘소리를 한다.

사장도 회의가 많다고 하고 관리자들도 회의가 많다고 한다.

 

그렇다고 회의를 안 하면 일은 어떻게 할 것인가?

그냥 알아서 의사소통을 한다고?

 

계획대로만 모든 것이 진행이 되면 회의라는 것이 불필요할 수도 있다.

영업에서 이번 수요일에 A제품 20만개, B제품 10만개가 출고 예정이다.

 

그런데 월요일 갑자기 C제품 5만개가 수요일까지 납품해 달라고 긴급하게 요청이 왔는데

재고가 3만개라 추가로 2만개를 생산해야 한다.

 

회의가 없이 각 자 알아서 관련 부문과 협의하여 생산하고 납품이 가능하다면 문제가 없다.

자재 유무, 인력 배정, 금형/지그 교환 문제, 라인교체, 잔업문제, 검사문제 등

 

또는 갑자기 신규 개발 요청이 들어왔고 샘플 50개를 2주 안에 납품해 달라고 요구하였다.

설계, 개발, 자재, 외주, 생산, 금형/지그, 검사, 인원 등 회의가 없이 납품하면 회의 필요없다.

 

회의를 주관하는 사람들은 필요해서 회의를 주관하는 법이다.

그런데 회의에 참석하는 자들은 짜증이 날 뿐이다.

 

회의를 살펴보자.

 

<부문장/임원회의>

*매월 3일, 전월 실적/익월 계획에 대한 업무회의

-팀장들은 회의 자료를 만들어야 한다.

-팀장들은 팀원들에게 전월 실적과 익월 계획을 요청한다.

-임원들은 만들어 준 자료를 가지고 발표를 하고 내용을 잘 모르면 깨진다.

 

<팀장회의>

*매주 월, 주간 업무회의.

-팀원들은 매주 금요일 8시까지 전주 실적과 차주 계획을 만들어야 한다.

-팀장들은 무조건 각 각 팀장에서 자기 입장만 내세우다가 끝난다.

-부문장이 참석하는 경우에는 팀장들은 고문을 받아야 한다.

 

<팀 회의>

*매일 9시,

-팀원들은 전일 실적과 금일 계획을 준비하여 참석해야 한다.

-팀장들은 팀원들을 매일 쪼이고 깬다.

-팀원들은 아침부터 깨지고 하루 일을 시작한다.

 

<생판회의>

*매주 화요일, 부문장과 팀장

*매주 납품실적/계획, 생산실적/계획, 구매실적/계획을 준비해야만 한다.

-그런데 품질팀은 왜 참석을 해야 하는지 모르겠다.

 

<품질회의 - 정기회의>

*매주 수요일, 부문장과 팀장

*매주 수입/공정/제품/고객불만 실적을 준비해야 한다.

-매번 반복적인 이야기만 되풀이하면서 서로 탓만 하면서 끝난다.

 

<품질회의 – 수시 : 로트불량/고객불량 회의>

*품질팀장 혼자서 열 내다가 끝난다.

*생산은 늘 바빠서, 작업자들이 말을 안 들어서, 설비가 노후화 되어 방법이 없고

*설비는 사장이 돈을 안 주어 부품교체도 안 되고

*자재는 결제를 안 해 주어 협력업체에 말도 못 한다고 하고

*총무는 인력도 없으니 알아서 잘 달래서 일을 시키라고 하고

*결론은 품질이 알아서 가짜 품질대책서 작성하면 끝난다.

 

<협력업체회의>

*매월 둘째주 목요일, 품질/외주팀장과 협력업체 책임자들

-매번 반복적인 이야기만 되풀이하면서 협력업체를 깨면 회의는 끝난다.

 

<개발회의>

*개발팀 주관

-오라고 해서 왔고 개발팀장의 하소연과 호소를 듣고 대부분 그냥 아무 말 없이 일어난다.

 

<컨설팅회의>

*사장은 경영혁신/개혁/ISO/스마트팩토링 등 별의별 프로젝트를 들고 와 도입하라고 한다.

-억지로 끌려 온 팀원들은 그냥 현업에 치여 바빠서 아직 못하고 있다고만 한다.

-결국 컨설턴트 혼자서 PPT 보고서만 열심히 작성하고 만다.

 

<고객회의>

-개발, 품질, 납품 등 주로 개발, 품질팀은 툭하면 불려 다닌다. 일단 가면 하루가 끝난다.

 

<기타 회의>

이 외에 신규 라인 증설, 신규 장비 구입, 하다못해 제안포상, 체육대회, 자원봉사 등

엄청나게 많은 회의들이 매일 매일 관리자들이 참석하기를 기다리고 있다.

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그래서 회의가 많다고 회의를 안 하면 정신감응으로 알아서 일을 해야 할 것인가?

같은 한국말을 해도 서로 못 알아먹고 서로 쌈하고 야단을 떠는데 무슨 정신감응을 할까?

 

회사 내의 모든 회의는 오로지 최고 경영자의 자질이고 능력이고 경영방식이라

최고 경영자가 어떤 생각을 하느냐에 따라 회의에 필요성이 결정되는 것이다.

 

회의가 많은 것을 따지지 말고 <회의에 대한 질>을 따져야만 하는 것이다.

회의가 많다고 지랄들 하지 말고 필요한 회의가 무엇인지 평가/분석할 줄 알아야 한다.

 

그냥 무조건 회의가 많다고 지랄하는 사람들이 문제인 것이다.

회의는 필요한 것이 있고 불필요한 것이 있는 것이다.

 

빙혼은 카이신경영에서 무엇보다 중요한 것이 회의라는 것을 꼽는다.

회의가 끝나고 나면 거의 욕부터 나오고 담배부터 물어야 하는 경우가 다반사(茶飯事)이다.

 

<카이신경영의 회의방법 혁신 방안>

 

1.회의에 개념과 인식 교육 필요

-업무 실적에 대한 잔소리나 화풀이를 하는 곳이 아님=>이것을 바꾸지 못하면 회의가 아님

*깨는 시간, 업무를 지시하는 시간과 회의를 하는 시간하고는 <반드시> 구분을 해야 함

*욕하고 화내고 짜증을 내려면 차라리 깍두기 조폭 1명을 영입하는 것이 더욱 더 효과적임

-업무실적, 신규사업/공정/장비, 변경사항 등에 대하여 서로의 경험과 정보를 공유하는 장소

-주제에 대하여 부정적인 의견 불필요, 반드시 목적을 달성하기 위한 긍정적인 의견만 필요

-자기의 정보와 능력을 표출하는 시간과 장소가 되어야 바람직함

-질책/비난/힐난하는 WHY는 절대로 무의미, 오로지 원인에 대한 대책/HOW가 필요함

-발표자는 가능한 일목요연하게 짧고 간결하게 발표=>가능한 3~5분 이내, 필요시 10분 이내

-듣는 자는 절대로 중간에 간섭 불가, 다 듣고 난 다음에 질책이 아닌 질문이 필요

-의견 제출을 할 줄 모르는 사람은 회의 참석 불가.

-당일 주제를 벗어나면 안 됨

-회의 주제를 벗어나 발표자의 과거의 회사 경험을 자랑하는 짓은 반드시 금지

*높은 사람들이 “내가 옛날에 말이야~”가 나오면 회의가 아니고 개판이 되고 마는 것이다.

-반드시 시간을 준수하고 연장되는 경우 필요한 사람만 추가적으로 진행

-회의 불참자는 회의 시작 전 주관자에게 반드시 불참 사유 통보, 미통보시 벌금 100만원 부과

-주관자(높은 사람)의 일방적인 지시나 잔소리는 회의가 아닌 업무 지시하는 시간으로 변경

-대안이 없는 반대 의견은 절대 불가. 대안이 있는 경우에만 발표자 의견에 반대 필요

-인격모독 금지, 막말 금지, 큰소리 금지,

-회의는 자기의 생각을 주장하는 것이 아닌 전달하는 시간.

-회의는 반드시 결론을 내야하며 차기 회의 일시를 확정.

-서기는 결론을 요약하여 전달하고 참석자는 회의 결론에 동의 필요

-전화는 진동 및 가능한 금지, 급한 경우에는 회의 시작 전에 양해 요청

-발표자는 의견 발표 전에 거수를 하고 주관자가 승인하는 경우에만 발표=>매우 중요

-의견 불일치에는 주관자가 결정, 또는 다수결로 결정. 두 개의 의견은 우선순위 선정 필요.

 

2.회의 선정

(1)제일 먼저 꼭/반드시 필요한 회의부터 선정을 한다.

(2)정기회의와 수시회의로 구분한다.

 

3.회의 기준 작성

선정된 각 회의별로 회의 기준을 작성한다.

예) 일자(요일/일), 일시, 시간(가능한 1시간 이내), 주관자, 참석자

 

4.역할 분담 설정

(1) 주관자의 역할

-반드시 회의 전에 회의 자료를 준비 또는 참석자들에게 회의 1일 전에 요청(자료 필요시)

(2)참석자의 역할

-반드시 회의 전에 회의 자료를 읽고 참석(필요시)

-모든 참석자는 회의 내용에 대한 발표, 발표가 필요 없는 사람을 회의 참석 불필요.

(3)각 회의별로 서기 지정

-지정된 서기는 회의 내용에 대한 주요 사항을 기록

 

5. 진행방법

5.1 정기회의 : 30분 이내 실시가 바람직

(1)주관자는 이전 회의시 이슈로 파악된 사항 진행 유무 파악=>필수, 회의의 연속성 중요

(2)주관자는 회의 발표순서 지정

(3)발표자는 목표/실적 등 자료에 있는 내용은 발표 불가=>시간 낭비, 사전에 자료 필독

(4)발표자는 신규 사항, 변동 사항에 대한 문제점 제기 또는 관련 부서에 협조 요청

(5)문제점에 대한 의견 또는 관련 부서는 거수를 하여 주관자 승인을 받아 자기 의견 발표

(6)목적을 달성하려는 방안만 발표. <불가능>이라는 말은 100년을 이야기해도 불필요.

(7)해당 순서가 되어 신규/변경 사항에 이견이 없는 경우에 “통과”로 의사 표시

(8)회의 끝나고 이견이 있어 업무에 차질을 빚는 참석자는 불이익 제공. 보너스/진급 금지 등

(9)제시된 의견에 대하여 서기는 참석자에게 재확인

 

5.2 수시회의

(1)주관자는 회의 주제 짧고 간결하게 발표 : 3~5분, 필요시 10분 이내

(2)발표 내용에 대한 의견/이견이 있는 경우 거수하여 주관자의 지정에 의하여 자기 의견 전달.

(3)발표자는 절대로 자기의 생각을 주장이 아닌 전달, 반드시 토론식으로 진행

(4)목적을 달성하려는 방안만 발표. <불가능>이라는 말은 100년을 이야기해도 불필요.

(5)참석자는 반드시 자기 의견을 발표. 의견이 없는 자는 회의 참석에 제외.

*생각이 없는 참석자는 회사에서 제외=>필수. 월급 낭비

(6)회의 끝나고 이견이 있어 업무에 차질을 빚는 참석자는 불이익 제공. 보너스/진급 금지 등

(7)회의 결론을 내야 함. 시간이 연장되는 경우 주관자는 가능한 자만 선정하여 계속 진행.

(8)확정된 결론에 대하여 서기는 참석자에게 재확인

(9)주관자는 차기 회의 일시 확정, 준비사항 강조

 

5.3 협력업체 회의(품질)

(1)가능한 생산책임자 참석 요청

(2)가능한 오후에 실시=>근무시간 외 회의 금지. 미친 짓임. 갑질

(3)일상원인 품질/납품대책 발표 불필요(대부분 돌려막기 대책뿐임), 특별원인만 발표 필요

(4)당월 외주 생산을 하면서 애로사항/건의사항만 3가지 이상 발표

(5)애로사항에 대한 지원 대책 전달, 즉시 안 되는 경우 3일 이내 문서화하여 전달

(6)익월 품질/납품 목표 발표 및 협의

(7)협력업체 발표시 중간 간섭 금지, 반드시 발표 완료 후 의견 제시하여 후 협력업체와 협의

(8)우수업체 매월 포상=>안 되면 최소 분기별/반기별로 포상, 연간 1회 포상은 약발이 없음

 

상기 내용들은 빙혼이 공장에서 회의를 진행하는 방법이다.

효과는? 끝내주었다.

 

100% 효과가 있었다.

관리자들이나 협력업체에서 먼저 회의를 하자고 빙혼에게 신청을 할 정도였다.

 

빙혼은 회의 시간에도 카이신하게 진행을 한다.

늘 웃으면서 떠들고 여유롭게 정보를 공유하는 시간의 장이다.

 

특히 일일 회의는 거의 15분 이상 해 본 적도 없다.

각 팀장들의 신규 사항과 변경 사항을 서로가 공유하는 자리일 뿐이다.

회의가 일찍 끝나면 음식집, 술집 이야기를 하면서 30분을 채우고 회의를 끝낸다.

 

특히 빙혼의 회의 시간에 포상과 벌금을 자주 지급한다.

현금도 주고받을 때도 있만 서기가 벌금과 포상금을 기록하여 주별로 계산한다.

벌금은 주간 회식비로 사용을 했다.

 

지각을 하고, 대안도 없이 불가능하다는 소리나 하고 자기 업무 파악도 잘 못하고 있는 경우

서로가 벌금을 정하여 동의를 하고 현금으로 내면 싸게 해 주기도 한다.

왜냐하면 벌금을 물었다가도 멋진 아이디어를 내면 포상을 하기 때문에 상쇄되는 경우가 있어

대부분 현금으로 벌금을 내기도 선호하는데 벌금은 물론 절대로 크게 하면 안 된다.

 

빙혼은 상기와 같이 회의도 즐겁게 하면서 카이신 경영을 실천하였던 것이다.

물론 결코 쉽지가 않다.

 

처음에는 강압적으로 관리자들을 매번 회의시마다 교육을 해야 한다.

물론 반대하는 놈/년들도 있다.

그래도 강하게 밀고 나가야 한다.

리더는 욕먹는 것을 두려워해서는 안된다.

 

보통 회의를 정착시키는데 3개월 정도가 걸린다.

당연히 실패를 하는 경우가 더 많았다.

 

그러나 회의가 정착이 되면 헐,,,관리자들이 모두 다 자동적으로 변한다.

다투는 일도 없어지고 업무 능률도 높아지고 즈그들끼리 더 놀라워한다.

올바른 리더, 올바른 회의를 하게 되면 회의 자체가 재미있어 지고 게임이 된다.

카이신 회의는 누가 만들어주지 않는다.

회의 참석자 스스로 만들어가야만 한다.

카이신(즐거운) 회의가 진행이 되면 업무도 재미있고 아울러 회사도 좋아지는 법이다.

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빙혼경 734 기업 87 회의 10가지 법칙

 

첫 번째 회의 주제를 정하여 사전에 알려라

두 번째 회의 리더(주관자)를 정해라

세 번째 회의 참석자를 정해라

네 번째 회의 시간을 정해라

다섯 번째 회의 발언(發言) 순서를 정해라

여섯 번째 참석자는 반드시 자기 생각을 발표해라

일곱 번째 다른 사람의 의견을 경청(敬請)해라

여덟 번째 이견(異見)에 대해서는 대안(代案)을 제시해라

아홉 번째 반드시 결론을 내라

열 번째 이전 회의 진행 결과를 확인해라.

 

<빙혼서생>