병원물류 현황 / 병원 경영환경 변화로 물류 개선 관심 증가

일부 대형병원 아웃소싱으로 비용절감·진료서비스 강화

 
물류 개선을 통해 경쟁력을 확보하려는 병원들의 노력이 점차 커지고 있다. 최근 대내외적인 환경변화로 더 이상 진료수익만으로는 병원이 운영되기 힘든 구조로 변함에 따라 효율적인 조직운영과 비용절감이 필요하다는 인식이 고조되고 있는 것이다. 이에 따라 물류업무 개선이나 아웃소싱을 통한 물류비용 절감이 병원의 경쟁력을 제고할 수 있는 대안으로 떠오르고 있다.
병원이 물류에 관심을 갖게 된 것은 안팎의 환경변화 때문이다. 우선 지난 2000년부터 시행된 의약품 실거래가상환제와 의약분업 등은 병원의 체질을 개선해야 하는 과제를 안겼다. 실거래가상환제 이전, 의약품은 고시가에 의해 적용됐으며 병원 역시 정부가 고시한 가격을 기준으로 공급업체와 거래했다. 이 고시가 아래에서는 병원이 약이나 진료재료를 통해 어느 정도 마진을 볼 수 있었다. 대량구매나 공급업체의 할인 정책으로 수익을 얻을 수 있었던 것이다.
하지만 실거래가상환제 시행으로 기존처럼 의약품을 통한 수익을 얻을 수 없게 됐다. 실거래가상환제는 의료기관에서 구입하는 품목별 실거래가의 가중평균가를 산정해 이를 기준가 이내에서 품목별 실거래가로 진료비를 산정·청구하는 제도로, 병원에서는 고시가 시절처럼 마진을 붙일 수 없게 됐다.
의약분업 역시 병원의 수익구조에 변화를 준 것은 마찬가지다. 종래에는 원내 환자와 외래 환자 모두에게 약을 공급할 수 있었으나, 의약분업 이후 원내 환자에게만 약품을 공급할 수 있게 됐다.
이러한 정책적인 환경변화는 병원 스스로 진료에 대한 경쟁력을 강화하도록 하는 시발점이 됐다. 즉 진료 이외의 수입이 줄어들다 보니 진료의 질의 높여야 하는 환경으로 바뀐 것이다.
병원을 둘러싼 환경변화는 여기에 그치지 않는다. 의사의 과잉공급, 의료기관의 대형화 및 고급화, 공동개원의 확산으로 등으로 병원의 경쟁력 제고에 대한 압박이 계속되고 있다. 여기에 환자들의 의료서비스에 대한 정보와 지식수준도 급속히 향상되면서 친절과 서비스 경쟁은 물론 질에 대한 경쟁도 한층 강화되고 있다.
이에 따라 전문가들은 대형병원이나 중소형병원 모두 서비스를 고도화하고 핵심역량을 강화하기 위해 과감한 비용절감 노력을 기울여야 하며, 철저한 경영실적 분석을 통해 병원의 비핵심분야를 분석하고 비용절감을 위한 탄력적인 조직변동 및 프로세스를 개선하는 것이 중요하다고 지적하고 있다.
 
까다로운 병원물류

이처럼 병원의 경영환경 변화는 비용절감을 요구하도록 변화했지만 병원 내부에서는 물류에 대한 관심이 그다지 크지 않았다. 이는 병원물류의 까다로움과 병원 경영진이 의료인이라는 특수성이 원인으로 작용했다고 볼 수 있다.
병원물류는 다품종 소량으로 관리의 어려움이 있다. 또한 응급을 요하는 경우가 많아 공급량을 추정하기 어려운데다, 안전재고를 반드시 확보해야 하는 특징이 있다.
유효기간 관리가 중요한 만큼 제품을 보관·유지하기가 까다로우며, 의료폐기물 처리시 반드시 감염관리를 해야 한다. 이외에도 일회용 물품의 비중이 높고, 병동에서 환자에게 제대로 약품이 투여됐는지 여부를 확인하는 소모실적 관리도 해야 한다.
이처럼 병원물류는 관리하기가 매우 까다로움에도 불구하고, 병원내 물류에 대한 인식이 낮아 그동안 투자나 연구가 제대로 이루어지지 않았다. 이는 물류비용의 과도함에서 잘 나타난다.
Hospital Material Management에 따르면, 의료비중 물류관리 비용은 46%에 달한다. 이는 국내 기업물류비가 10% 미만임을 감안할 경우 병원에서의 물류관리가 얼마나 허술하게 이루어지는 잘 알 수 있다.
일반적으로 병원에서는 제품이 병원 창고에 입고되면 병원내 각 사용부서는 재고를 요청해 부서내에 있는 각 수납장에 제품을 보관하고 사용한다. 즉 병원내 재고는 창고와 부서로 이원화돼 각각 관리되고 있다. 게다가 각 사용부서에서는 재고관리를 제대로 하지 않아 현장에서 유실되는 경우가 많다. 특히 정확한 소모실적관리가 이루어지지 않아 환자에게 약품이 투여됐는지, 파손됐는지 등의 여부가 잘 확인되지 않는다.
이처럼 병원물류가 낙후된 것은 물류관리에 대한 인식 부족이 가장 큰 원인으로 지적된다. 병원의 주 업무가 환자를 치료하는 것이기 때문에 진료와 관련된 연구와 투자는 활발하지만 그 외의 것은 그렇지 못한 것이다.
 
대부분 병원들 물류 인식 낮아

유한대학 남상요 교수는 “사용현장의 직원·구매부·경리부 사이의 유기적인 연계가 약하고 병원전체를 총괄하는 일관된 비즈니스 프로세스나 전략시스템이 없다”며, “물류 담당자에 대한 물류교육도 행해지지 않고 있다”고 지적했다.
표준화 미비, 공급업자의 독자적 물류시스템 등도 물류 효율화를 저해하는 요인이다.
남 교수는 “약품은 일반명, 상품명, 함량규격 등 약가기준으로 통일돼 있으나, 진료재료는 도매상 및 제조회사가 영세기업부터 대기업까지 다양한데, 관습이나 거래조건에 따라 명칭·용어·단위 등이 표준화되어 있지 않다”고 말했다. 또한 “병원내에서도 진료과나 직종에 의한 호칭이 다르기 때문에 차트, 진료청구, 전표, 현물, 회계가 일치하지 않는다”고 지적했다.
아울러 그는 “도매상 등 공급업체가 각각 독자적인 물류시스템을 운영하고 있어, 이들 업체와 거래할 때마다 병원내 물류시스템을 재구축해야 한다”고 말했다.
프로세스 개선·아웃소싱 필요
이처럼 낙후된 병원물류를 효율화하기 위해서는 공동구매시스템을 마련하고, SPD시스템과 물류정보시스템을 구축하는 한편, 전문업체에게 물류를 아웃소싱하는 것도 좋은 방법이라고 전문가들은 지적했다.
공동구매시스템은 구매가격의 절감, 부동·불량 재고의 감소, 물품의 표준화 등이 가능한 장점이 있다.
SPD(Supply, Processing, Distri bution)시스템은 구매관리, 재고관리, 재생관리, 공급 및 반송관리를 한 곳에 통합해 종합적으로 관리하는 것으로, 조직 및 업무를 통합해야 한다.
남상요 교수는 “SPD시스템을 구축하기 위해서는 병원 설계시부터 동선이나 업무 절차 등이 고려돼야 한다”며, “SPD시스템이 실현되면 의료종사자가 진료서비스에 전념할 수 있게 돼 의료질이 향상되며, 재고비용 삭감과 재고관리 업무가 해소되고, 사장품이 해소된다”고 말했다.
물류 아웃소싱은 병원의 원내/원외 물류를 전문 물류업체에게 위탁함으로써 의료 종사자는 본연의 업무인 진료에 집중할 수 있도록 해준다. 병원이 전문 물류업체에게 통합물류 서비스를 받을 경우 구매 위탁, 재고 최소화 및 제로화, 병원 특성에 맞는 물류서비스를 제공받을 수 있다.
삼성서울병원의 경우 병원물류 전문업체인 케어캠프에게 아웃소싱을 하면서 진료재료, 수술실, 의약품 등 각 특성에 맞는 물류서비스를 제공받아 과거와 달리 의료종사자가 물품을 청구하거나 재고를 관리하는 등의 물류업무에서 완전히 벗어나 의료 서비스 질을 한층 높일 수 있는 전기를 마련했다. 또한 자체 재고를 케어캠프에게 이양하고, 창고운영 및 원내 딜리버리도 위탁해 재고 유지비용뿐만 아니라 인력 절감효과도 상당한 것으로 알려졌다.
아웃소싱은 공급업체 입장에서도 유리하다. 제약이나 진료재료 영업사원들이 단순 반복적인 물류에서 벗어나 고객관리, 마케팅 등 핵심업무에 집중할 수 있도록 해주는 것이다. 특히 판매 및 재고 정보와 마케팅 정보를 얻을 수 있어 영업 극대화를 꾀할 수 있다.
 
선진국은 아웃소싱 보편화

아웃소싱이 일부 병원에서 이루어지는 우리와 달리 일본, 미국 등 선진국은 보편화돼 있다. 일본 병원들은 SDP를 통한 프로세스 효율화와 병원 물류업무 아웃소싱을 통한 비용절감이 일반화돼 있다. 병원의 70% 이상이 물류업무를 아웃소싱하고 있으며, 그 비율도 빠른 속도로 증가하고 있다.
미국은 병원물류관리 및 구매를 거대 도매상과 장기계약을 통해 아웃소싱함으로써 병원내 재고를 최소화, 제로화하고 있다. 특히 구매 및 물류업무뿐만 아니라 병원의 핵심업무인 진료업무를 제외한 일반 행정부분도 전문업체에 맡길 정도로 아웃소싱이 활발하다.
한편 전문가들은 국내 병원물류 아웃소싱이 지금은 시작단계이지만 향후 증가할 것으로 전망하고 있다. 이미 아웃소싱을 시작한 병원에서 가시적인 성과가 나오고 병원물류 개선에 대한 관심이 주요 병원들의 현안으로 떠오르고 있는 만큼, 향후 병원물류 아웃소싱 시장이 커질 것이라는 것이다.
케어캠프 경영지원실장 이대락 상무는 “그동안 병원들은 진료 이외의 분야, 특히 물류 등은 관심을 갖지 않았으나 최근 들어 물류개선을 통해 경쟁력을 높이려는 병원들이 많아지면서 아웃소싱에 대한 문의가 증가하고 있다”고 밝혔다. 그러면서 그는 “국내 대형병원을 통해서 보더라도 아웃소싱에 대한 효과는 입증됐다”며 “무엇보다 병원들이 물류 개선 및 아웃소싱에 성공하려면 병원 경영진의 적극적인 자세가 중요하다”고 말했다.
 
 
병원물류 전문업체 - 케어캠프
의료분야 전자공동구매·3PL 선두업체
POCS로 차별화된 의료 토탈물류서비스 제공
 
케어캠프는 삼성의료원, 성심의료재단, 순천향대병원, 차병원, 인제대백병원 등 국내를 대표하는 5개 병원군 및 26개 병원과 선병원, 건양대병원, 단국대병원, 영남대병원 등 대형종합병원 25% 이상인 전국 40여 병원과 제휴 관계를 맺고 있는 국내 제1의 의료분야 전자 공동구매, 3자물류 전문기업이다.
2004년 설립된 케어캠프는 초기에는 구매대행사로서 병원에서 필요한 약품이나 재료를 공동구매해 공급하는 역할을 했다. 이후 병원 고객사를 점차 늘려간 케이캠프는 삼성서울병원 약품 원내물류를 시작으로 수술방 원내물류, 진료재료 원내물류, 3PL까지 서비스 영역을 점차 넓혀갔다.
케어캠프가 차별화된 의료물류 서비스를 공급할 수 있는 것은 진료현장의 생생한 정보를 제공할 수 있는 POCS(Point of Care System)를 운용하고 있기 때문이다. POCS는 고객관리시스템과 수입통관시스템, 병원/케이캠프/공급사간 주문관리시스템인 e-Marketplace, 병원물류 전용 WMS 및 ERP 시스템이 통합된 것으로 물류행위와 정보생성을 동시화해 고객사에게 유용한 정보를 실시간으로로 제공할 수 있도록 한 것이 가장 큰 특징이다.
POCS는 병원이 물품을 사용하는 시점에 재고가 소진되고, 동시에 매입과 매출이 처리되도록 함으로써 병원은 더욱 진료를 원활히 할 수 있고, 공급사는 효율적인 영업을 할 수 있도록 지원한다. 특히 POCS는 수주, 재고, Consign 관리, 유효기관 관리, 매출 현황 등 제반정보를 실시간으로 알려주며, 웹기반 시스템으로 새로운 투자없이 병원, 공급사 등이 쉽게 사용할 수 있다.
 
병원 사이즈별 특화 서비스 제공

케어캠프는 이러한 정보시스템을 기반으로 각 병원의 특성과 공급자의 상황에 맞는 통합물류서비스를 제공하고 있다. 대형병원의 경우 특화된 구매 및 물류서비스 제공으로 의료기관의 경쟁력을 높이고 있다. 특히 원내물류를 혁신해 의료인력이 진료에만 집중할 수 있도록 지원하고 있으며, 국내 최대 공동구매를 기반으로 구매원가를 절감시켜주고 있다.
아울러 대형병원은 창고, 수술방, 병동/외래, 시약, 의약품, 정형외과 임플란트 등 각 분야에 맞는 전문적인 물류서비스를 제공하며, 발주부터 처방입력까지 리얼타임으로 정보를 제공한다.
중소형병원에는 SPD(Supply/Pro cessing/Distribution)를 통해 다양한 공급사의 물품을 물류센터로 납품을 일원화해 고객 병원으로 배송하는 서비스를 제공하고 있다. SPD는 중소형병원의 구매 및 물류 경쟁력을 한층 높이며 다양하고 새로운 정보제공으로 품목 선택권을 넓히고 있다.
 
공급사는 영업·병원은 진료에 전념

3PL 서비스는 수입/통관, 배송, 주문접수, 재고관리, 창고관리, 수금, Reporting 등 통합물류서비스를 제공해 공급사 및 병원이 각자의 핵심업무에 집중할 수 있도록 지원하고 있다.
케어캠프는 3PL 서비스를 위해 63개 표준 프로세스를 구현했으며, 수입/통관부터 사용시점까지 관리하고 있다. 또한 화주별 매출, 수주, 출고, 재고, 발주, 입고 등 다양한 정보를 실시간으로 제공하고 있으며, 아울러 바코드 물품관리, 유효기간관리, 콜센터 시스템, 병원의 위수탁 관리, 차량 재고 관리 등을 할 수 있는 WMS를 구축했다.
특히 케어캠프는 KGIP(의료기기 수입 및 품질관리 기준)와 KGSP(우수의약품유통관리기준) 인증을 획득한 의료전문 물류센터를 운영하고 있다. 이 물류센터에서는 각 물품을 의료분야 특성에 맞게 엄격히 관리하고 있으며, 현재 고객사인 콜로플라스트, 에보트, 프레제니우스 카비, 올소픽스 등에게 서비스를 제공하고 있다.
물류센터는 모든 물품에 대해 품명, 규격, 유효기간, 화주정보 등을 바코드 기반으로 POCS를 통해 입출하, 피킹, 재고관리, 배송 등이 이루어지도록 해 작업의 신속성과 정확성을 극대화하고 있으며, 특히 물류센터는 각 고객사의 병원 창고와 POCS로 연동해 병원에서 사용한 물품이 매출처리가 이루어지도록 하며 동시에 물류센터로 출고지시를 보내도록 하고 있다.
케어캠프 경영지원실장 이대락 상무는 “케어캠프의 3PL 통합물류서비스는 물류서비스뿐만 아니라 수주현황, 재고현황, 위탁재고 현황, 매출현황, 유효기관 관리 등 제반정보를 실시간 제공함으로서 고객사가 영업력을 극대화할 수 있도록 도와주며, 특히 병원이 물품을 사용하는 시점에 재고가 소진되고, 동시에 매입과 매출의 처리가 이루어져 병원은 더욱 진료를 원활히 할 수 있고, 공급사는 효율적인 영업을 할 수 있도록 지원한다”고 밝혔다. 또한 그는 “케어캠프 통합물류서비스는 고객사에게 필요한 영업정보를 실시간 제공해 영원사원들이 고객관리, 마케팅 등 핵심 업무에 집중할 수 있도록 하고 있다”고 말했다.
 
다양한 3PL 서비스 제공

케어캠프 3PL 서비스는 타사의 물류서비스와 달리 원내물류 시행으로 병원내 진료현장까지 서비스를 제공하고 있다. 우선 진료재료 3PL은 병원내 창고관리, 병동/외래물류, 수술 Package 관리, 처방 입력 관리, 수술방 물류, 부서별 사용관리 등의 서비스를 제공한다.
의약품 3PL은 Lot 관리, 유효기간 관리, 위탁재고 관리, 온도관리, Cock System(원내창고) 운영 등의 서비스를 제공한다. 시약 3PL은 Lot 관리, 유효기관 관리, Kiosk System을 활용한 사용관리, 온도관리 등의 서비스를 제공한다. 정형외과 임플란트 3PL은 Set 구성 및 관리, Moving Set 관리, 위탁재고 관리, 사용분 매출관리 등의 서비스를 제공한다.
이외에도 케어캠프는 의료시장의 트랜드와 고객 니즈에 맞은 우수 제품을 소싱하는 의료용품 공급 서비스를 제공할 뿐만 아니라 병원의 운영 수익으로 부담없이 장비를 도입할 수 있는 장비운영 서비스도 제공하고 있다.
이처럼 차별화된 서비스를 통해 케어캠프는 현재 대형병원 22개를 포함해 100여개의 병원과 2만여개의 의원 네트워크에 물품을 공급하고 있을 뿐만 아니라 직원 100여명이 병원에 상주하며 원내물류 서비스를 제공하는 등 고객의 다양한 물류서비스 니즈를 충족시키고 있다. 특히 고객사로부터 서비스에 대한 전문성을 인정받으면서 의료분야 3자물류의 새로운 지평을 열어가고 있다.
한편 케어캠프는 고객이 점차 증가함에 따라 인프라를 확충을 추진중이다. 현재 서울 금천구와 은평구에 물류센터를 운영하고 있지만 수입물품의 원활한 처리를 위해 인천 영정도에 물류센터를 건립할 예정이며, 서울 남쪽지역의 수요에 대비해 송파구 지역에도 물류센터 건립을 검토중이다.
 
인프라 확충 계획

아울러 장기적으로 대전, 대구, 부산, 호남 등 지방에도 물류센터를 구축할 계획이다. 이대락 상무는 “일본의 경우 병원내 창고를 진료 공간으로 확대할 수 있도록 해주고, 의료진이 물류업무에서 벗어날 수 있도록 하는 등 다양한 장점으로 인해 물류 아웃소싱 보편화돼 있다”며 “국내의 경우 아직은 아웃소싱이 초기단계이지만 그 효과가 입증되면서 시장이 확대되고 있기 때문에 인프라 확대를 준비하고 있다”고 말했다.
 

병원물류 아웃소싱 사례 - 삼성서울병원
2007년 케어캠프에 물류아웃소싱
인력·비용 절감, 물류서비스 향상
 
삼성서울병원은 과거 각 진료 부서에서 물품이 소진되는 것을 확인하고 간호 인력이 자재과에 해당 약품을 청구했다. 이로 인해 의료 인력은 필요한 물품이 적정한지 항상 확인해야 했다. 의료진이 진료 이외에 주문 및 재고관리까지 신경써야 했던 것이다.
이를 개선하기 위해 자재과에서는 정수제를 도입했다. 정수제는 진료재료 종류에 따라 바스켓을 이용해 재고가 소진되는 시점에 적정 재고량을 유지하도록 재고를 보충하는 시스템이다. 정수제는 과거와 달리 재고를 일일이 수량 파악해야 하는 불편함은 줄었지만 처방약품에 대해서는 여전히 청구를 해야 하고, 재고가 지정된 위치에 있지 않는 경우가 발생하는 한편, 재고 보유 공간이 협소하다는 문제점을 드러냈다.
삼성서울병원은 정수제뿐만 아니라 케이스 카트 시스템도 도입했다. 이 시스템은 미국에서 벤치마킹한 것으로 수술방에 적용했다. 이 시스템은 수술 전에 수술명, 의사별 등에 따라 필요한 장비, 기구, 소모품, 린렌 등을 미리 준비해 공급하는 것으로, 시스템을 통해 수술 준비작업에 대한 효율성은 과거보다 높아졌지만, 수술 창고의 재고관리 등이 잘 되지 않는 문제점이 여전히 발생했다.
정수제와 케이스 카트 시스템을 도입해 물류 문제를 어느 정도 개선했으나 고쳐야 할 점은 여전히 남아있었다.
우선 자체적으로 운영하던 병원내 배송인력의 전문성이 떨어졌다. 이는 원내 배송에 아르바이트 인력을 이용하다 보니 의료 재료 및 약품을 숙지하는데 상당 기간이 걸리고 오배송 또한 발생했다.
다음으로 재고를 과다하게 보관하는 문제가 있었다. 병원의 특성상 응급상황을 대비해 안전재고를 반드시 보유하고 있어야 하지만 정확한 재고관리가 이루어지지 않다보니 과잉재고가 많이 발생하고, 이 재고보유 및 관리 비용은 병원이 떠안아야 했다.
물류운영 인력이 많다는 점도 개선사항이었다. 발주, 창고 재고관리, 피킹, 배송인력을 직접 운영하거나 아르바이트를 이용하다 보니 인력이 많았다.
이런 다양한 개선사항으로 인해 삼성서울병원은 지난 2007년 케어캠프에게 물류아웃소싱을 맡겼다.
 
안전재고 유지·자동발주시스템 운영

케어캠프가 제공하는 삼성서울병원 토탈 병원물류 서비스는 진료재료 창고를 중심으로 57병동, 140개 외래, 53개 수술방 등 전체 250개 진료현장에서 원활하고 안정적인 진료가 진행되도록 지원하고 있다.
캐어캠프는 POCS(Point of Care System)를 이용해 진료재료 창고와 약품재료의 수요예측 및 적정재고 유지기능을 구현했으며, 재고가 소진돼 안전재고 이하로 떨어지면 재보충을 위한 자동발주가 진행되도록 하고 있다.
공급사는 POCS의 웹서비스와 SMS 서비스를 통해 수주를 확인하고, 납품예정정보 등록 후 납품한다. 납품된 물품은 검수 후 사전에 등록된 납품예정 정보를 활용해 POCS에 입고처리 된다. 입고시에는 출고단위별로 품명, 규격, 유효기간 등 각종 물품정보가 담긴 바코드 라벨을 부착하게 되며, 입고처리를 마친 물품들은 PDA 스캔을 통해 해당 로케이션에 적치되고, 출고 가능한 재고로 즉시 반영된다.
병원  각 부서에서 사용한 물품은 POCS로 실시간 주문 접수되고, 자동으로 피킹지시가 이뤄진다. 피킹시에는 PDA로 물품 바코드를 스캔하는데, 이때 PDA의 피킹 리스트와 실물이 일치하는지 여부가 표시되므로 오류없는 정확한 피킹을 하게 된다.
 
의료진 진료업무에만 집중

병동과 외래 물류는 적정재고를 POCS에 등록하고, 부족수량은 수시로 보충해 원활한 진료서비스가 이뤄질 수 있도록 지원하고 있다.
병동과 외래의 재고관리는 휴대용 미니컴퓨터로 각 병동 또는 외래의 로케이션 바코드를 스캔해 위치를 파악한 후 물품별 재고량을 파악해 입력한다. 그러면 POCS는 등록된 적정재고량과 현 재고와의 차이인 사용수량을 자동 계산한다. 이 사용수량을 바탕으로 출고와 매출 처리가 이뤄지며, 동시에 창고에 사용 수량만큼 보충작업을 지시하게 된다.
작업자는 생성된 보충지시에 따라 창고에서 물품 피킹해 해당부서까지 운반하며, 의료진들이 선입선출 원칙에 따라 사용할 수 있도록 물품 정리까지 완료한다.
물품을 운반할 때 부피가 작은 소모품은 웨건을 활용해 각 병동으로 공급하는데, 웨건으로 관리되는 물품은 병동별 담당자와 협의해 종류와 적정 수량을 POCS에서 관리하고 있다. 준비된 웨건을 병동으로 공급하고, 사용한 웨건은 창고로 회수해 적정수량으로 보충함으로써 다시 공급 준비를 마친다.
케어캠프 HS사업부 백운선 차장은 “대부분 병원에서는 의료인력이 사용물품 파악하고, 필요 수량을 청구하며, 물품 수령하기 위해 창고에서 대기하거나, 진료현장으로 물품을 운반하고 정리하는 등 여러 물류업무를 직접 수행하고 있지만 케어캠프의 병동, 외래 물류서비스는 이런 물류관련 업무를 완벽히 수행함으로써 의료인력이 진료에 집중할 수 있도록 해 병원의 진료서비스 향상을 지원하고 있다”고 밝혔다.
 
물류업체로 유일하게 CCR 운영

삼성서울병원은 수술건 별로 필요한 품목을 미래 세트화해서 준비하는 케이스 카트 딜리버리 시스템을 운영하고 있으며, 병원내 케이스 카트 룸(CCR)을 물류업체가 운영하는 것은 국내에서 케어캠프가 유일하다.
CCR 운영은 OCS(처방 전달 시스템)에서 수술방, 환자명, 집도의, 수술명 등 수술 일정이 입력되면 임시처방이 확정되고, POCS는 이를 전송받아 수술 케이스별로 수술백 작업지시를 진행한다.
수술백 작업지시에 따라 CCR에 있는 케어캠프 직원은 수술백을 준비하는데, 수술 케이스별로 출력한 작업지시서, 즉 피킹리스트에 따라 물품을 피킹하고 수술백을 포장한다.
포장시에는 물품에 부착된 바코드를 스캔하며, 이때 POCS는 해당 물품이 작업지시된 내역과 일치하는지 자동체크해 작업자에게 알려줘 피킹오류가 일어나지 않도록 하고 있다.
백운선 차장은 “케이스 카트는 종류가 2,000가지나 된다”며 “같은 수술이라도 집도의에 따라 사용하는 기구가 다르기 때문에 피킹오류가 나지 않도록 주의해야 하는데, 케어캠프는 시스템을 통해 이를 원천적으로 방지하고 있다”고 말했다.
또한 그는 “각 수술백에는 색깔별 진료과를 표시하고 집도의, 수술일시, 수술방 번호, 환자명, 수술명 등을 명시해 구분이 용이하도록 했으며, 케어캠프 직원이 포장된 수술백을 직접 수술방으로 공급하고 있다”고 밝혔다.
수술실의 복도와 각 수술방은 수술시 CCR에서 공급되는 수술백 외 물품이 추가로 필요할 때 즉시 사용할 수 있도록 안전재고를 운영하고 있으며, 모든 안전재고는 각 물품마다 고유번호가 지정된 바코드 라벨이 부착돼 있다.
따라서 안전재고가 사용되면 어느 위치의 물품이, 어느 수술방에서, 어떤 수술케이스에 사용되는지 알 수 있으며, 사용과 동시에 POCS에서 보충오더가 생성돼 주기적으로 물품을 보충하고 있다.
수술이 진행되는 동안 사용되는 물품은 현장에서 바로 바코드 스캔들 통해 처방입력이 이뤄지는데, POCS에서는 처방입력과 동시에 재고를 소진하고 매입/매출을 처리하고 있다. 백운선 팀장은 “과거에는 수술을 마치고 의료진이 사용한 해당물품 코드를 확인하고 일일이 입력함으로써 시간이 많이 소요되고 입력 오류의 소지가 있는 등 처방업무의 오류 발생 가능성이 컸으나 케어캠프가 서비스를 공급한 이후에는 POCS를 이용하므로 시간이 단축되고 정확성이 향상됐다”고 말했다.
한편 수술후 사용하고 남은 물품들은 백에 다시 담겨져 카이스카트룸으로 회수되는데, 회수된 물품들은 모두 바코드 스캔을 통해 회수등록을 하며, CCR내 정해진 로케이션으로 재적치된다.
병원의 처방과 수술백 회수작업은 수술케이스별로 이뤄지며, POCS에서는 처방내역과 회수내역을 비교해 사용내역이 다를 경우 차이내역을 처방담당자에게 전달해 처방 입력오류가 조기에 수정될 수 있도록 지원하고 있다. 또한 동일한 수술에서 동일한 물품의 회수가 반복될 경우 이를 의료진에게 알려 개선할 수 있도록 하고 있다.
백운선 차장은 “케이캠프의 수술방 물류서비스는 케이스 카트 딜리버리 시스템을 POCS에 체계화해 매 수술에 필요한 물품을 준비하고, 수술후 남은 물품을 재정리해 다음 수술을 준비하는 등 수술실 간호인력이 하던 여러가지 물류업무를 지원함으로써 간호인력이 진료에만 집중할 수 있도록 할  뿐만 아니라 수술실이 더욱 효율적으로 운영되도록 지원하고 있다”고 밝혔다.
 
아웃소싱 성공 경영진 마인드가 중요

삼성서울병원은 케어캠프에게 물류를 아웃소싱하고 난 이후 다양한 효과를 보고 있다.
우선 외래 및 병동의 재고 보유량이 줄었다. 과거에는 일주일에 1회 재고를 보충했으나 지금은 2~3회로 공급 회수가 늘어 그만큼 재고 보유량이 줄어들었다.
또한 병동의 공간 여유 공간이 늘었다. 삼성서울병원 경영지원팀 김진영 차장은 “1주일에 1회 배송하던 과거에는 그만큼 재고를 보관해야 할 공간이 많이 필요했으나, 지금은 공간이 줄어 여유 공간을 다른 용도로 사용할 수 있게 됐다”고 밝혔다.
아울러 청구 업무가 사라지고, 재고의 수량과 품목이 줄어들면서 간호인력이 진료 본연의 업무에 더 충실할 수 있게 됐다. 김진영 차장은 “과거에는 물품이 소진되면 의료진이 청구를 통해 공급을 받아야하기 때문에 물품 재고상황을 확인해야 했으나 지금은 그런 일이 없어졌으며, 재고도 과거에는 7일치를 보관하고 있어서 품목과 수량이 많았으나 지금은 2~3일치만 보유하고 있으므로 품목과 수량이 줄어 진료 업무에 더 충실할 수 있게 됐다”고 말했다.
물류서비스 향상도 아웃소싱의 효과이다. 김 차장은 “과거 병원 직원이 물품을 공급했을 때는 같은 직원이라는 신분 때문에 요구사항을 제대로 전달하지 못했으나, 지금은 화주와 물류서비스 업체라는 관계 때문에 요구사항을 정확히 전달하며, 서비스가 향상됐다”고 말했다.
인력 감소도 개선된 점이다. 삼성서울병원은 기존에 자체적으로 물류를 수행했을 때 물류파트 직원이 10명 있었으나, 지금은 물류 오퍼레이션을 위한 직원이 없다. 대신 과거 직원들이 하던 업무를 케이캠프가 맡아서 하고 있다.
비용 감소도 아웃소싱이 가져다 준 효과이다. 김 차장은 “과거 자재창고, 수술방, CCR 등을 직접 운영할 때는 약 16~17억원의 재고비용이 들었으나 지금은 케어캠프에 이양되면서 무재고 상태로 재고 보유 비용이 없다”고 말했다.
이처럼 다양한 개선을 얻은 물류 아웃소싱이 성공할 수 있었던 것에 대해 김 차장은 “무엇보다 경영진의 마인드가 중요하고, 병원 관계자들의 적극적인 참여도 간과할 수 없는 부분”이라고 말했다.